Contoh Surat Resmi Beserta Pengertian, Jenis, Cara Membuat

Contoh Surat Resmi Beserta Pengertian, Jenis, Cara Membuat

Contoh Surat Resmi – Hallo, Berjumpa lagi dengan kami, pada kesempatan kali ini kami akan mengupas tuntas tentang surat resmi. Mulai dari pengertian, cara membuat sampai contohnya lengkap. Mulai contoh surat resmi perusahaan, contoh surat resmi sekolah, contoh surat resmi permohonan, contoh surat resmi dinas, contoh surat resmi osis, contoh surat resmi panggilan kerja, contoh surat resmi dalam bahasa inggris, dan contoh surat resmi yang lainnya.

Pada artikel yang sebelumnya kita sudah membahas tentang banyak surat yang bisa dijadikan sebagai acuan, mulai dari surat izin, surat pengunduran diri, surat lamaran kerja, dan sebagainya.

Sebelum kita masuk ke contoh surat resmi, sebaiknya anda perlu untuk menyimak terlebih dahulu tentang pengertian surat resmi. Kenapa demikian ? Ini agar anda tidak salah mengartikan antara surat resmi dengan surat yang lainnya. Mari langsung saja kita simak bersama-sama pembahasan di bawah ini.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, ataupun instansi tertentu, yang bersifat formal dan berkepentingan resmi.

Sebenarnya apa ya yang membedakan antara surat resmi dengan surat biasa? Surat resmi ini memang berbeda dengan surat tidak resmi, mulai dari cara penulisannya hingga bahasa yang dipakai. Kalau kita menulis surat dengan memakai bahasa sehari-hari maka itu di disebut surat tidak resmi atau surat biasa, contohnys saja surat pribadi.

Cara Membuat Surat Resmi

laptop-com-uma-chavena-de-cafe-vista-de-cima-dmy
https://br.freepik.com

Mengetahui cara membuat surat resmi memang hal yang diharuskan, ini bertujuan agar anda tidak salah dalam membuatnya. Surat resmi adalah surat yang penting dan harus memakai bahasa yang benar, oleh sebab itu harus mengetahui cara untuk membuatnya. Mari simak uraian di bawah ini cara membuat surat resmi yang baik dan benar:

  1. Surat resmi yang baik di buka dan di tutup memakai salam yang umumnya dipakai oleh kebanyakan orang.
  2. Memakai berbagai macam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
  3. Di dalam surat resmi harus terdapat lampiran, nomor surat, dan perihal dibuatnya surat tersebut.
  4. Surat resmi yang baik jika dikeluarkan oleh suatu organisasi umumnya memakai kop surat.
  5. Salah satu pertimbangan diakui atau tidak diakuinya surat resmi ialah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat itu. Jika tidak terdapat cap, maka surat resmi itu akan diragukan keasliannya.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Inilah yang membedakan antara surat resmi dengan surat yang lainnya. Surat resmi lebih berstruktur dan ada ketentuan-ketentuan di dalam penulisannya. Salah satunya yakni bagian-bagian surat. Bagian surat ialah komponen yang wajib dipenuhi di dalam surat resmi. Inilah bagian-bagian surat reesmi yang harus anda ketahui:

1. Kepala Surat

Di dalam membuat surat resmi, kop surat harus disertakan. Ini karena kop surat merupakan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:

  • Logo atau lambang lembaga instansi (kalau ada)
  • Alamat instansi
  • Nama instansi
  • Nomor telepon, emai, atau faximile

Adanya pemberikan kop surat ini bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan bisa di tambahkan macam usaha, nomor izin usaha, bidang kegiatan.

Fungsi Kepala surat adalah:

  • Sebagai alat promosi
  • Untuk mengetahui alamat dan nama instansi
  • Untuk memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan bidang usaha.

2. Nomor Surat

Di dalam surat resmi pasti anda menemukan nomor surat. Penulisan nomor surat ini sebetulnya tidak ada ketentuan. Tetapi umumnya ditulis memakai kode agar tidak terlalu panjang dan memudahkan bagi penerima.

Biasanya nomor surat ini berisi nomor urut, bulan, juga tahun pembuatan surat. Sering kita temui nomor surat dengan angka romawi, tetapi hal itu tidak menjadi masalah kalau penulisan nomor memakai angka arab atau memakai yang lainnya, itu tergantung dari kebijakan dari instansi tersebut. Letak nomor surat ini umumnya ditulis sesudah kop surat di sebelah kiri. Lalu di usul oleh lampiran dan perihal

3. Tanggal Penulisan Surat

Apakah kalian pernah mendapat undangan namun sudah tidak udpdate lagi? tujuan dari penulisan tanggal ini agar penerima bisa mengetahui kapan surat tersebut di buat serta mengetahui masa berlakunya surat itu. Oleh sebab itu tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam surat resmi.

4. Lampiran yang Disertakan

Lampiran dalam surat resmi berfungsi untuk menunjukkan jika ada kodumen yang disertakan pada surat itu.

Contoh:

No        : –

Lamp    : 2 Lembar

Perihal  : –

Hal ini menunjukkan juka surat itu menyertakakan 2 lembar dokumen di dalamnya.

5. Perihal

Fungsi dari perihal ini ialah untuk menunjukkan kepada penerima tentang pokok isi surat, dengan demikian penerima segera mengetahui tujuan surat itu.

6. Alamat Tujuan

Hal yang sangat penting di dalam penulisan dalam penulisam surat ialah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal yang sangat penting dan tidak boleh dilupakan.

Penulisan alamat ini sendiri bisa dilakukan sebanyak dua kali, alamat yang pertama pada amplop surat dan alamat yang kedua pada isi surat itu sendiri. Tetapi alamat mengantisipasi kesalahan pada saat pengiriman.

Sementara untuk isi surat alamat tidak harus lengkap sebab sudah di tulis di dalam amplop.

  • Pemakaian “Kepada” tidak usah di tulis, karena mengandung kemubadziran.
  • Penulisan “Yang terormat” atau yang lebih sering disingkat “Yth” memiliki fungsi untuk memberikan penghormatan kepada penerima surat seperti atasan, teman, atau relasi kerja.
  • Sebutan “Bapak”, “Ibu”, atau “Sdr” ini hanya berlaku pada nama orang dan tidak dipakai pada nama instansi ataupun jabatan tertentu.

Contoh:

Yth. Manager PT Barokah

Jalan Koppo indah

Kota Bandung

Yth. Ibu H Sri Ayu Ningsih, S.H.

Jalan Raya Ngampel – Jakarta KM 3

Kota Jakarta

  • Pemakaian titik hanya dipakai sesudah singkatan tidak perlu disetiap akhir baris.
  • Kode pos harus dianjurkan untuk di tulis sebab akan membantu petugas pos di dalam mengirimkan surat itu (Terutama jika dikirimkan melalui
    Perum Pos dan Giro).

7. Salam Pembuka

Di dalam penulisan surat resmi, salam pembuka ialah komponen yang wajib ada. Tujuannya ialah membuka pembicaraan di dalam surat itu. Tetapi di dalam keadaan tertu tidak memakai salam pembuka, seperti surat-surat yang berisi tentang berita.

8. Isi Surat

Isi surat merupakan komponen utama dari surat itu sendiri, yang mana pokok-pokok yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam surat ini ada bagian-bagian seperti pada karangan yang lainnya, yakni bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.

  • Pembuka : Di dalam isi surat, tujuan dari bagian pemuka ini adalah untuk pengantar pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi tentang inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima yang dimaksud.
  • Inti : Komponen pokok isi surat ada pada inti isi surat. Bagian itu berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim.
  • penutup : Bagian penutup ini berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan begitu, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. penulisan pentutup ini sebaiknya singkat namun tegas.
  • Salam Penutup : Salam penututup ini berisi kata-kata penutup yang umumnya dipakai untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. wawalaupun salam penutup ini baik dipakai, namun bukan berarti semua surat wajib memakai salam penutup. Salam penutup hanya dipakai dalam surat-surat berita.
  • tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab : Pasti anda pernah membubuhkan tanda tangan di dalam hal tertentu, seperti absensi ataupun yang lainnya. Begitu pula dalam surat resmi yang mana salah satu komponen yang disertakan yakni nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab ialah penanda jika nama itu yang bertanggung jawab atau isi surat dan dikuatkan dengan tanda tangan. penanda tangannya ialah nama orang yang tercantum pada surat tersebut.
  • Tembusan: Tembusan dipakai jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.

Ciri-ciri Surat Resmi

Struktur-kata-pengantar
http://keajaibanmenulis.com

Di Samping bahasa, surat resmi memiliki karakteristik berbeda dengan surat biasa atau surat tidak resmi. Surat resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut ini:

1. Memakai Kop Surat (Kalau Dikeluarkan Oleh Lembaga)

Kop surat atau kepala surat ialah identitas dari instansi (organisasi atau perusahaan dari pengirim surat agar penerima mengetahui pengirim surat kop surat ini letaknya dibagian atas surat.

2. Memakai Nomor Surat, Lampiran, dan Perihal

  • Nomor surat

Yang membedakan surat resmi dengan surat yang lainnya yakni adanya nomor surat, lampiran, dan perihal. Nomor surat ini memiliki fungsi:

  1. Untuk memperganpang pencarian kalau surat dibutuhkan
  2. Untuk mempergampang penyimpanan administratif
  3. Untuk mempergampang pengontrolan frekuensi pengiriman surat
  4. Untuk membagi penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.

Adapun pada saat pembuatan nomor surat, hal yang perlu diperhatikan diantaranya adalah:

  1. Bulan dan tahun pembuatan
  2. Kode tujuan surat, contoh SPK (Surat Perintah Kerja)
  3. Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
  4. Nomor surat dikeluarkan sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat

Contoh:

Nomor : 017/SPK/II2016

017      : Menunjukkan surat ke -17

SPK      : Surat Perintah Kerja

II          : Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)

2-16     : Dibuat pada tahun 2016

  • Lampiran

Lampiran ini disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-)

3. Memakai Salam Pembuka dan Penutup Resmi

Salam pembuka dan penutup seperti; Hormat saya, Hormat kami, dan assalamu’alaikum.

4. Memakai Bahasa yang Baku

Bahasa baku ialah ragam yang sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia dengan mengacu pada Ejaan Bahasa Indonesia (EBI) serta Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).

5. Membubuhkan Cap atau Stempel

cap atau stempel adalah penguat dari tanda tangan suatu instansi tertentu ataupun perseorangan. Di bubuhkan di atas tanda tangan pengirim.

6. Memakai Format Tulisan Tertentu (Tidak Bebas)

Format tulisan sudah ditentukan di bagian-bagian surat resmi, jadi tidak asal menulis surat. Surat resmi ialah surat yang terstruktur dengan format tertentu.

Fungsi Surat Resmi

Fungsi dari surat resmi ini memberikan kemudahan kepada penerima ataupun pengirimnya, ini dikarenakan surat resmi memiliki banyak manfaat. Adapun surat resmi di buat karena memiliki fungsi sebagai berikut ini:

1. Sebagai Dokumen Tertulis

Di dalam sebuah instansi umumnya memerlukan dokumen tertulis untuk menjadii bukti di dalam administrasi. Surat menjadi penting karena merupakan bukti tertulis yang bisa dipakai.

2. Sarana Berkomunikasi

Sebelum teknologi maju dan bekembang seperti yang kita rasakan pada saat ini, surat sudah dipakai sebagai alat komunikasi dari jarak jauh, tetapi sampai saat ini surat masih dipakai untuk kepentingan formal, seperti surat resmi.

Baca: Contoh Surat Keterangan, Kerja, Domisili, Umum

Jenis-jenis Surat Resmi

Contoh-kata-pengantar
https://medium.com

Agar tidak salah dalam menulis surat resmi, sebaiknya kita juga mengetahui jenis-jenis surat resmi. Adapun jenis surat resmi berdasarkan isinya. Ada 8 jenis, diantaranya ialah:

1. Surat Kuasa : Surat kuasa merupakan surat yang berisi tentang pemberian wewenang dari instansi atau perseorangan di dalam acara tertentu. Misalnya surat kuasa pengambilan uang di Bank.

2. Surat Perintah : Surat perintah ialah surat resmi yang berisi tentang perintah tertentu, dari suatu instansi untuk instansi yang lain. Misalnya yakni surat perintah lembur.

3. Surat Niaga : Surat niaga ialah surat yang dipakai untuk transaksi antara penjual dan pembeli dalam jumlah yang tinggi. Misalnya surat pembelian rumah, surat pembelian tanah.

4. Surat Perjanjian Kontrak Kerja : Surat ini pada umumnya dibuat oleh suatu perusahaan yang dibuat untuk perjanjian kepada calon karyawan. Berisi tentang perjanjian dan hak serta kewajiban antara perusahanaan dengan karyawan.

5. Surat Keputusan : Surat keputusan ialah surat yang dikeluarkan oleh instansi yang berisi tentang keputusan tertentu kepada anggota instansi. Misalnya Surat keputusan Pengangkutan Pengurus, Surat Keputusan Pengangkutan Karyawan Surat ini umumnya di singkat dengan sebutan (SK).

6. Surat Edaran : Surat edaran ialah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi tertentu yang berisi tentng informasi untuk kalangan tertentu juga. Msalnya surat edaran pengumuman libur sekolah.

7. Surat Undangan : Pada umumnya surat undangan ini yang sering kita jumpai. Surat undangan adalah surat yang bertujuan untuk mengundang seseorang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Misalnya Undangan pernikahan, undangan rapat, dan surat undangan acara yang lainnya.

8. Surat Panggilan : Surat ini memiliki fungsi untuk memanggil seseorang atau instansi untuk instansi yang lain untuk kepentingan tertentu. Misalnya, surat panggilan kerja, surat panggilan interview dsb. Surat Lamaran kerja termasuk surat resmi.

Mari langsung saja simak berbagai macam surat resmi yang sudah kami sajikan untuk anda.

 Contoh Surat Resmi Perusahaan

BERKAH MANDIRI

Perumahan Permai Indah Blok K No. 02 Jl Raya Imam Bonjol Km. 2 Surabaya 60112

Telp 022 223888 Fax 022443477 Mobile : 085775432765

Website: www.berkahmandiri.com Email: Berkahmandiri@gmail.com

 

Nomor : 022/UR/V/2018

Hal : Undangan Rapat

Lampiran :

 

Yth.

Bapak Arifin Nurcahyo

Manager Marketing

PT. BERKAH MANDIRI

Di Tempat

Dengan Hormat

Sehubungan dengan akan diadakannya acara persesmian perusahaan, maka bersama dengan ini kami mengundang seluruh Manager PT. BERKAH MANDIRI untuk hadir dalam acara rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu 26 Maret 2018

Waktu : 09.00 – 11.30 WIB.

Tempat : Ruang Pertemuan

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat acara tersebut maka dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan banyak terima kasih.

Surabaya, 22 Maret 2018

Hormat kami

Manager Jaringan Kerja

PT. Berkah Mandiri

 

Dedi Prasetyo

Contoh Surat Resmi Sekolah

Instansi sekolah memang sangat sering membuat surat resmi berbagai jenis. Bagi anda yang mungkin baru pertama kalinya bekerja di TU, berikut ini kami sajikan contoh surat resmu sekolah yang memakai kop surat dinas pendidikan.

PEMERINTAHAN PROPINSI JAWA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 10

Jl. Raya Widowati Kota Surabaya

Telp (022) 335-13453 Email : smkn10surabaya@gmail.com

 

Nomor          : 01/SMKN10/XI2016

lampiran       : –

Perihal          : Reuni Akbar X SMKN 10

 

Yth.

Alumni angkatan 2009-2016

SMK Negeri 10

Surabaya

Salam Sejahtera

Dalam rangka memperingati ulang tahun SMK Negeri 10 Surabaya ke-10, kami selaku pengurus OSIS akan mengagendakan acara “Reuni Akbar X” Oleh sebab itu kami mohon kehadirannya pada

Hari/tanggal         : Selasa, 16 November 2016

Waktu                   : 09.00 – 13.00

Tempat                 : Gedung Serbaguna SMK Negeri 10

Mengingat pentingnya acara tersebut, sangat diharapkan kehadirannya tepat pada waktunya. Demikian undangan ini, atas pengertiannya kami mengucapkan banyak terima kasih.

 

Mengetahui :

Kepala Sekolah SMK Negeri 10 Surabaya                                           Ketua  Osis SMK Negeri 10 Surabaya

 

Puji Sambodo                                                                                      Andik Yogantara

Nip : 256879652554252

 

Contoh Surat Resmi Permohonan

contoh-surat-resmi-permohonan-
https://sharingkali.com

 

Contoh Surat resmi Dinas

PEMERINTAHAN KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS LANGGENG

Jalan Raya Pring Apus No. 21 Tlp. (0243) 66564 E-Mail : puskesmaslanggeng@yahoo.co.id

 

Sampit, 8 Desember 2017

Nomor      : 450 / 6151 / KD. D

Lampiran  : –

Perihal      : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan

Kepada Yth. Pimpinan Puskesmas

Se-Kabupaten

Kotawaringin Timur

Sehubungan dengan ditetapkannya Pemilihan Umum Kepala Daerah (Pilkada) Provinsi Kalimantan Tengah pada tanggal 9 November 2017 sebagai hari libur nasional, bersama ini kami beritahukan kepada seluruh Saudara Pimpinan Puskesmas agar tetap memberikan peyananan kesehatan terhadap masyarakat. Untuk penjadwalan piket tenaga kesehatan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan banyak terima kasih.

 KEPALA DINAS KESEHATAN

KABUPATEN KOTKAWARINGIN BARAT

 

drg. KOMARI SUBAGYO.M.Kes

NIP. 29986547 299875 1 008

 

Tembusan :

1. Bupati Kabupaten Kotawaringin Timur di Sampit

2. Inspektur Kabupaten Kotawaringin Timur di Sampit

3. Pertinggal.

 

Contoh Surat Resmi Osis

contoh-surat-resmi-osis-
https://sharingkali.com

 

 Contoh Surat Resmi Panggilan Kerja

Wanita-sedang-mengetik
https://www.hipwee.com

Sesudah calon karyawan baru lolos dari seleksi administrasi, pada umumnya pihak perusahaan akan melayangkan surat panggilan kerja untuk calon karyawan. Surat panggilan resmi juga merupakan salah satu contoh surat resmi.

surat-resmi-panggilan-kerja
https://www.kumpulan.net

Contoh Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

contoh-surat-resmi-bahasa-inggris-
https://sharingkali.com

Itulah sedikit ulasan mengenai contoh surat resmi. Bukan hanya menyajikan tentang contohnya saja namun juga menyajikan tentang pengertian, cara membuat,ciri-ciri dan yang lainnya. semoga bermanfaat dan menambah ilmu anda. Terima Kasih

Kunjungi artikel lainnya disini: https://organicvolunteers.com

Satu pemikiran pada “Contoh Surat Resmi Beserta Pengertian, Jenis, Cara Membuat”

Tinggalkan komentar